CONSEILS POUR RÉDIGER UN EMAIL D’ABSENCE AVANT LES CONGÉS

Que vous vous absentiez du bureau un jour, deux semaines ou quatre mois, avant de partir, vous devez préparer et activer un message pour prévenir vos interlocuteurs de votre absence. Si vous êtes en manque d’inspiration, découvrez tous nos conseils dans cet article !

Quelles informations faut-il inclure dans votre message d’absence ?

Vous arrivez au bout de votre to-do list des choses à faire avant votre départ, les dossiers sont quasi bouclés et votre équipe est prête à prendre le relais pendant vos congés. Il ne reste plus qu’une chose à faire avant de partir : rédiger votre message d’absence. 
Pour bien l’écrire, voici les informations à inclure pour avertir vos collaborateurs, clients et fournisseurs :

Les dates de congés

C’est évidemment l’information la plus importante : vous devez indiquer à vos interlocuteurs les dates de départ et de retour, voire aussi la durée de l’absence. Vos contacts sauront de cette manière quand ils pourront espérer une réponse de votre part et ils pourront ainsi s’organiser en conséquence. 

Proposez un contact

Lorsque cela est possible, indiquez dans votre message automatique le nom de la personne que vos interlocuteurs pourront contacter en cas d’urgence, en mentionnant son nom et ses coordonnées électroniques et téléphoniques. Il peut s’agir de l’ensemble de votre équipe, de votre binôme ou de votre manager, par exemple.

Attention : assurez-vous d’avoir bien l’accord de votre collègue avant d’indiquer son contact dans votre mail d’absence ! Ils sont peut-être très occupés sur un autre projet et vos congés ne doivent pas être une pression supplémentaire pour les autres. 

Formule de politesse

Pour conclure votre message, n’oubliez pas d’inclure une formule de politesse d’usage. Evitez les formules trop pompeuses du type : « Je vous prie d’agréer l’expression des meilleures salutations ». Préférez un simple « Cordialement » pour conclure votre message automatique.

Ajoutez votre signature professionnelle à la fin du message d'absence

Comme pour vos messages habituels, concluez par votre signature professionnelle. Celle-ci doit comprendre au minimum votre prénom et nom, votre intitulé de poste et autres informations utiles et nécessaires au sein de votre entreprise. 

Optionnel : précisez le motif d’absence 

Si vous le souhaitez et vous le jugez nécessaire, vous pouvez spécifier le motif de votre congé dans votre message automatique. D’autant plus que si vous êtes absent pour motif personnel (par exemple, vous êtes en congé sabbatique ou en congé maternité/paternité), vos collègues, clients ou fournisseurs seront moins tentés de vous contacter. 

Faut-il écrire un ou deux messages d'absence ?

Selon votre fonction et la taille de votre entreprise, il peut être judicieux de créer deux messages d’absence distincts, dont :

• Un destiné aux collaborateurs au sein de votre entreprise, 
• Un pour les clients, les fournisseurs, partenaires ou toute autre personne extérieure à l’entreprise qui chercherait à vous contacter. 

Si, pour le message destiné aux salariés de votre organisation, vous pouvez éventuellement vous permettre d’opter pour un ton assez informel, pour celui dédié aux contacts et clients extérieurs, il vaut mieux rester formel. 

Les choses à ne pas faire dans votre message d’absence

• Laisser votre numéro de téléphone personnel : vous ne voulez pas être contacté pendant vos congés. N’oubliez pas votre droit à la déconnexion !
• En dire trop : S’il peut être utile de préciser le motif de votre absence, pas besoin non plus de s’étaler sur le sujet.
• S’essayer à l’humour : vouloir amuser ses collaborateurs est certes louable, mais tout le monde n’a pas forcément le même humour que vous. Le mieux est encore de s’en tenir au message classique.  
• S’engager à répondre dès le retour : Vous le savez déjà, qui dit retour de congés dit des dizaines voire des centaines d’emails à traiter, sans compter les projets à reprendre et ceux qui se sont ajoutés pendant votre absence. Dans votre message automatique, il va sans dire qu’il vaut mieux éviter toute promesse que vous ne saurez tenir. Evitez donc de dire que vous répondrez à leurs requêtes dès votre retour. 
• Faire des fautes : Avant de sauvegarder et de programmer votre message, prenez le temps de vous relire. Vous ne voulez pas communiquer à l’ensemble des destinataires une mauvaise date de retour ou un mauvais numéro de téléphone. 

Exemples de messages d’absence 

Pour rédiger votre message, vous pouvez bien sûr vous inspirer de vos collègues, ou reprendre ces exemples d’emails automatiques en tenant compte des conseils énumérés plus haut : 

Option 1

Bonjour,

Actuellement en congés jusqu'au [date] et avec un accès restreint à mes mails, je ne manquerai pas de revenir vers vous dès que possible. 

Merci de contacter l'équipe Y au 01 XX XX XX XX ou par email : [email protected]. 

Cordialement, 

Prénom Nom 

Option 2

Bonjour, 

Merci pour votre email.

Actuellement absent du bureau pour une durée de X mois et sans accès à ma messagerie, je prendrai connaissance de votre message à mon retour le X. 

En cas d’urgence, vous pouvez contacter :

Prénom Nom, intitulé de poste : [email protected] 

Et/ou Prénom Nom, intitulé de poste : [email protected]

Bien à vous,

Prénom Nom

« Out of office »

Si vous travaillez pour une entreprise internationale ou êtes régulièrement en contact avec des personnes non-francophones, n’oubliez pas de rédiger aussi un message d’absence en anglais. Incluez les mêmes informations mentionnées plus haut pour les alerter de vos congés à venir.  

Exemple de message d’absence en anglais :

Hello,

Currently away until [date] and with a limited access to my e-mails, I will get back to you as soon as I can. 

Please contact Y : 01 XX XX XX XX or [email protected]. 

Kind regards,

Prénom Nom